LES 5 ÉTAPES A SUIVRE POUR RÉUSSIR L’EXTERNALISATION DE SON IBMI/AS400

Si dans certaines entreprises, l’externalisation du système d’informations peut être source d’hésitations ou de craintes profondes, pour d’autres, elle est synonyme de rentabilité, sécurité et tranquillité d’esprit.

A l’heure où il n’est pas toujours évident de trouver des collaborateurs expérimentés pour gérer un IBMi/AS400 et où les budgets sont de + en + serrés, l’externalisation a pour objectif d’apporter une véritable valeur ajoutée à votre organisation.

En effet, en confiant votre système d’informations à des professionnels qui développent et assurent son bon fonctionnement mais également sa pérennité, vous vous libérez  du temps pour vous consacrer à des projets qui requiert votre expertise métier.

Ainsi, en plus d’optimiser votre ROI – en atteignant le même niveau de qualité de service qu’en interne avec des coûts moins élevés – vous maitrisez votre budget et bénéficiez en permanence des conseils avisés de spécialistes expérimentés.

Cette solution est une opportunité avérée de continuer à faire tourner – en toute sécurité et à moindre coût – votre AS400, pendant encore plusieurs années.

Pour vous aider à réussir l’externalisation de votre IBMi, suivez nos 5 conseils :

Anticipez et choisissez les tâches à externaliser

N’attendez pas d’être submergé par les projets ou d’être pris par le temps pour faire appel à un prestataire compétent. Anticipez au maximum pour être opérationnel rapidement. Ciblez et identifiez toutes les attentes de votre équipe et de l’entreprise afin de transmettre à votre prestataire toutes les informations dont il aura besoin pour une externalisation sur mesure et personnalisée.

Avant d’externaliser vous devez impérativement établir un état des lieux de vos besoins et de vos contraintes techniques, matériels, humaines et financières, comme par exemple : Nature des outils, programmes et applications utilisées, activités externalisables et non externalisables, compétences manquantes en interne, niveau de service attendu, criticité des données…

N’oubliez en aucun cas les serveurs Windows/VM indispensables au bon fonctionnement de votre machine de production principale (IBMi, AS400).

De nombreux critères sont à prendre en compte. Pour n’en oublier aucun, nous vous conseillons d’organiser une séance de brainstorming avec l’ensemble de votre équipe informatique.

Il vous restera ensuite à définir précisément vos attentes et possibilités pour chacun des points abordés.

Sélectionnez le bon prestataire

Pour « garder la main » sur votre système d’informations, il est indispensable de bâtir une relation de confiance avec votre prestataire. Votre externalisation doit donc être pensée comme un véritable partenariat. Définissez une liste de critères importants pour vous et sur lesquels vous vous appuierez pour faire votre choix :

Critères de compétences techniques

Garanties des qualifications du prestataire, certifications validées ou en cours, ancienneté, références…

Critères géographiques

Pour avoir de la disponibilité et des échanges rapides et de qualité, il est souvent préférable de choisir un prestataire basé en France (avec des experts parlant français).

Critères
d’exigence

La longévité dans l’expertise IBMi/AS400, des valeurs communes à votre entreprise, sécurité des locaux, tarifs…

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour trouver le bon prestataire : bouche à oreille, réseau professionnel, plateformes d’experts, instituts IBM, mais aussi le foisonnement, le mailing, le phoning, les médias sociaux et site web…

Être en adéquation avec les prestations de votre fournisseur vous permet une relation de confiance durable, une personnalisation des échanges, une qualité de service irréprochable et la sécurité de votre externalisation.

Sensibilisez vos collaborateurs à la démarche d’externalisation

En général, l’externalisation de votre système d’information n’est pas une tâche à prendre à la légère pour vous et vos collaborateurs. L’évolution de votre SI doit être anticipée et accompagnée au sein de l’entreprise. Vous devez constamment échanger avec vos collaborateurs, gérer leurs « problématiques », les sensibiliser et les former à la bascule du SI. Pour cela, vous pouvez vous aider d’outils collaboratifs – aussi bien avec votre prestataire pour être en contact permanent qu’avec vos collaborateurs – comme Webex, Skype…  

Il est impératif que chaque collaborateur soit impliqué et parfaitement conscient de la valeur ajoutée qu’apportera l’externalisation.

Préparez la transition de votre système d’information

Arrive la partie technique de l’externalisation de votre IBM, la phase de transition de votre SI s’articule en plusieurs points :

Prévoir des liens télécoms (8 semaines) de production et de secours.

Mettre à jour vos dernières versions de firewire (logiciels systems).

Faites une sauvegarde générale de l’IBMi/AS400 sur cartouche ou disque quelques jours avant la bascule de votre SI. 

Cette sauvegarde sera restaurée sur la machine de production de votre prestataire

Sauvegardez une deuxième fois votre IBMi/AS400 la veille du week-end prévue pour la bascule de votre SI. Après avoir fait cette 2ème sauvegarde ne travaillez plus sur votre machine pour éviter de changer vos données.

Votre transition est prête, votre prestataire peut maintenant :

   – restaurer les dernières modifications sur la machine de production

   – Mettre en route la machine et les liens télécoms

   – Faire des tests techniques/utilisateurs

Très rapidement, en quelques heures, tous vos utilisateurs ont de nouveau accès au système d’informations sans que cela n’ait eu d’impact sur leur travail.

Communiquez régulièrement avec votre prestataire

Le Plan d’Assurance Qualité (PAQ) est l’un des documents les plus importants pour vous. En effet, celui-ci détaille le mode de fonctionnement entre votre fournisseur et vous pendant toute la durée du contrat. Des comités de pilotage technique et de direction peuvent également être mis en place pour analyser vos indicateurs de performance et échanger sur l’amélioration continue/les nouveautés de votre IBMi.

En ayant choisi le bon partenaire, vous bénéficierez de ses conseils avisés pour vous permettre de vivre en toute quiétude l’externalisation de votre système d’information.

Vous l’avez compris, l’externalisation de votre IBMi/AS400 est une réelle opportunité pour votre entreprise d’utiliser ses ressources internes disponibles de manière plus efficiente, à condition de bien la préparer et de choisir le bon partenaire.

Chez Applixia, on vous accompagne de A à Z pour réussir votre externalisation. Alors à vous de jouer !   

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Alain Garcia

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